1. Ce qu'on croyait
Pour chaque conteneur, les équipes rassemblaient à la main 6 à 10 documents — déclaration en douane, manifeste, factures, documents de transport —, recoupaient poids, colis et valeurs, répartissaient les frais dans des tableurs, puis ressaisissaient le tout dans l'ERP.
2. Ce qu’on a vu
Le dossier d’entrée est un travail de rapprochement : les mêmes informations — poids, nombre de colis, valeurs — figurent dans plusieurs documents qui ne disent pas toujours la même chose. Les recouper, puis répartir les frais et calculer les taxes, occupait les équipes sur chaque arrivage.
3. Ce que fait le robot
- Il collecte les pièces là où elles arrivent (messagerie, dépôts de fichiers) et reconnaît chaque type de document.
- Il assemble les pièces d’un même arrivage et vérifie que le dossier est complet.
- Il contrôle la cohérence entre documents, avec une tolérance explicite pour chaque contrôle : poids, colis, valeurs, conditionnements.
- Il calcule la répartition des frais, la TVA, l’octroi de mer et l’assurance.
- Il prépare la saisie dans l’ERP et classe chaque dossier.
4. Conçu pour la comptabilité
- Tout ou rien : un dossier est traité entièrement, ou pas du tout. Jamais de données partielles.
- L’attente plutôt que la devinette : un dossier incomplet attend ses pièces et est réessayé automatiquement.
- La quarantaine : une anomalie est isolée avec son rapport, sans bloquer les autres dossiers.
5. Ce qui tourne aujourd’hui
Le robot est en production sur trois activités, en Martinique et en Guadeloupe, et vérifie les nouvelles pièces toutes les quelques minutes. Nous continuons d’en améliorer la lecture des documents et d’en mesurer la fiabilité, dossier par dossier.
Comment on a travaillé — cartographie du processus avec les équipes, règles de calcul écrites et vérifiées, mise en production progressive, activité par activité.